EXPORTADORA DE MARISCOS COSTA SEAFOOD EXMARFOOD S.A.S. (en adelante «EXMARFOOD» o «la Empresa»), en el marco de su compromiso con la privacidad y el manejo responsable de la información, establece los lineamientos que rigen el tratamiento de los datos personales de sus proveedores, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General y las disposiciones de la Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador.
Este documento informa a las personas que mantienen o aspiran a una relación comercial con EXMARFOOD como proveedores de bienes o servicios —pescadores, productores acuícolas, empacadoras, transportistas, proveedores de insumos, servicios profesionales y otros— cómo se recopila, utiliza, conserva y protege su información. En esta relación EXMARFOOD actúa como responsable del tratamiento y el proveedor, respecto de los datos que la Empresa le confía, como encargado cuando corresponda.
1. Cómo y por qué tratamos sus datos
Para evaluar y recibir sus bienes o servicios, EXMARFOOD puede solicitar datos personales mediante formularios, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, reuniones y documentos entregados al inicio y durante la relación comercial. Los datos que usted nos proporcione voluntariamente se usan conforme a esta política y a la normativa vigente, y exclusivamente para la gestión de la actividad de la Empresa.
2. Datos que tratamos
Los datos solicitados son pertinentes y se limitan a lo estrictamente necesario para la finalidad de la relación comercial.
- Datos de identificación y contacto: nombres y apellidos, cédula o pasaporte, nacionalidad, teléfonos, correo electrónico, dirección del domicilio y del establecimiento, RUC, razón social o nombre comercial, nombramiento del representante legal y, para transportistas, licencias de conducir y matrículas de vehículos.
- Datos económicos y financieros: datos de su actividad económica, cuenta bancaria (entidad, tipo y número), obligaciones tributarias y referencias comerciales. En el caso de personas jurídicas, identificación de sus representantes y de los socios o accionistas cuando la ley o el proceso de debida diligencia lo requieran.
- Datos técnicos y regulatorios: permisos, registros y certificados sanitarios, acuícolas, pesqueros, ambientales o de transporte exigibles para la actividad, ubicación de las instalaciones de producción o acopio y documentos de trazabilidad del producto.
- Datos de uso de nuestros canales: información técnica básica que resulte del uso de nuestros sistemas y comunicaciones.
El proveedor es responsable de contar con la autorización de los terceros (empleados, socios, familiares) cuyos datos entregue a la Empresa para los fines comerciales acordados.
3. Finalidades del tratamiento
- Selección, calificación y evaluación periódica de proveedores.
- Celebración y ejecución de contratos y órdenes de compra.
- Gestión administrativa y comercial de la relación, incluidas facturación, pagos y cobranza.
- Debida diligencia y verificación de información en fuentes de acceso público.
- Trazabilidad del producto y cumplimiento de requisitos sanitarios, aduaneros y de exportación.
- Envío de comunicaciones relacionadas con los bienes o servicios contratados.
- Cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias.
La información no se usará para fines ajenos a la relación comercial. No se requiere consentimiento cuando los datos provienen de fuentes de acceso público, son solicitados por una autoridad en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, o el tratamiento es necesario para ejecutar el contrato o exigido por la ley. Los datos financieros se tratan para fines de análisis y pago, y no se comunican a terceros ni se emplean para finalidades secundarias salvo consentimiento expreso del titular.
4. Transferencia, comunicación o acceso a los datos
EXMARFOOD puede compartir o permitir el acceso a los datos, dentro o fuera del Ecuador, únicamente cuando sea necesario, con:
- Bancos y entidades financieras para pagos y cobros.
- Autoridades tributarias, aduaneras, sanitarias, acuícolas, pesqueras o de control, cuando la ley lo exija.
- Compradores, agentes de carga y transportistas, en la medida en que se requiera para acreditar origen y trazabilidad del producto.
- Proveedores de servicios tecnológicos, de almacenamiento en la nube, contables, legales y de auditoría, bajo deberes de confidencialidad.
- Terceros que participen en una reorganización societaria o en una operación financiera de la Empresa, cuando corresponda.
- Autoridades judiciales o administrativas, para atender requerimientos legales o investigar una queja o amenaza a la seguridad.
5. Tiempo de conservación
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y los plazos que establezca la normativa contractual, tributaria, contable y administrativa. Una vez terminada la relación o cuando ya no sean necesarios, se eliminan de forma segura, salvo que deban mantenerse de forma anonimizada o seudonimizada para fines estadísticos o de archivo, o para atender reclamaciones y obligaciones legales posteriores.
6. Cómo protegemos los datos
EXMARFOOD y sus proveedores adoptan medidas técnicas, organizativas y físicas adecuadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, acordes al riesgo y a lo previsto en la LOPDP. La información se gestiona con accesos controlados y se revisa periódicamente la eficacia de las medidas. Los proveedores que accedan a datos de la Empresa deben aplicar protocolos compatibles y cooperar en la gestión de incidentes.
Protocolo ante vulneraciones de seguridad
- Detección del incidente.
- Notificación inmediata a la persona o área responsable de protección de datos.
- Análisis preliminar del alcance y la naturaleza del incidente.
- Contención y mitigación.
- Documentación del incidente, los datos comprometidos y las medidas adoptadas.
- Notificación a la Autoridad de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares, en el término máximo de cinco (5) días desde que se tuvo conocimiento (art. 43 LOPDP).
- Revisión de la causa raíz y aplicación de mejoras.
7. Ejercicio de derechos y reclamaciones
El titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión del tratamiento enviando una solicitud a exmarfood@gmail.com o usando el Formato de solicitud de derechos ARCO. La Empresa responde en los términos que fija la ley.
8. Cookies
El sitio web de EXMARFOOD no utiliza cookies de seguimiento, publicidad ni analítica de terceros; solo guarda localmente su preferencia de idioma. Para más información consulte la Política de protección de datos personales.