Política de protección de datos personales y derechos ARCO

EXPORTADORA DE MARISCOS COSTA SEAFOOD EXMARFOOD S.A.S. (en adelante «EXMARFOOD» o «la Empresa»), con RUC 0993411439001 y domicilio en El Fortín Bloque 7, manzana 15, solar 5-6 (referencia: cerca del Mall El Fortín), Guayaquil, Ecuador, cumple los derechos, principios y obligaciones previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General, la normativa secundaria y las resoluciones de la Autoridad de Protección de Datos Personales. Esta política se aplica a trabajadores, aspirantes, clientes, proveedores, visitantes y demás personas cuyos datos trata la Empresa.

1. Objetivo

Establecer reglas claras para recolectar, almacenar, usar, comunicar y eliminar datos personales, de modo que se respeten los derechos de sus titulares y se cumpla el marco normativo vigente.

2. Alcance

Es de cumplimiento obligatorio para todas las personas que trabajan en o para EXMARFOOD y para los terceros que, por encargo de la Empresa, accedan a datos personales. Rige en todas las relaciones y procesos donde se trate información de personas naturales.

3. Marco normativo

• Constitución de la República del Ecuador, artículo 66, numeral 19 (derecho a la protección de datos de carácter personal).
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, publicada en el Registro Oficial Suplemento N.º 459 del 26 de mayo de 2021, y su Reglamento General.
• Resoluciones, guías y demás disposiciones de la Autoridad de Protección de Datos Personales.

4. Glosario

• Dato personal: dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
• Datos sensibles: los relativos a etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos y genéticos, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación.
• Dato biométrico: dato único relativo a características físicas o fisiológicas de una persona que permite su identificación, como imágenes faciales o huellas dactilares.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos; en este documento, EXMARFOOD.
• Encargado del tratamiento: persona o entidad que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Base de datos: conjunto estructurado de datos, sin importar su forma, soporte, organización o ubicación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recoger, registrar, organizar, conservar, consultar, usar, comunicar, transferir, suprimir o destruir.
• Vulneración de la seguridad: incidente que afecta la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales.

5. Obtención de los datos

5.1 Origen

EXMARFOOD puede obtener datos personales: (i) por entrega voluntaria del titular; (ii) por entrega de terceros con autorización suficiente; (iii) de fuentes de acceso público; (iv) como resultado de la relación comercial, laboral o contractual; y (v) por cualquier otra vía permitida por la ley.

5.2 Autorización del titular

Antes de recibir información personal, la Empresa informa al titular, por el medio adecuado, quién la trata, para qué y con qué base legal, y obtiene su consentimiento cuando la ley lo exige. El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y puede revocarse en cualquier momento sin efectos retroactivos.

No se requiere consentimiento cuando el tratamiento: se realiza por orden de autoridad competente; proviene de fuentes de acceso público; es necesario para ejecutar un contrato o medidas precontractuales; cumple una obligación legal; o se basa en un interés legítimo, en los términos del artículo 7 de la LOPDP.

5.3 Otras formas de recolección

Los datos pueden llegar mediante correo electrónico, mensajes de WhatsApp, llamadas, formularios físicos o digitales, cotizaciones, órdenes de compra, documentos de exportación, solicitudes de empleo o encuestas. Para usarlos con fines distintos a los informados se requiere una nueva autorización.

6. Principios del tratamiento

6.1 Principios legales

• Juridicidad: se trata información conforme a la ley; se prohíbe obtenerla por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
• Lealtad y transparencia: el titular sabe qué datos se tratan y cómo; las comunicaciones usan lenguaje sencillo y claro.
• Finalidad: los datos se recogen para fines determinados, explícitos, lícitos y legítimos, y no se usan para fines incompatibles.
• Pertinencia y minimización: solo se tratan los datos estrictamente necesarios.
• Proporcionalidad: el tratamiento es adecuado, necesario y no excesivo respecto de su finalidad.
• Confidencialidad: los datos no se comunican para fines distintos de aquellos para los que fueron recogidos, salvo causal legal.
• Calidad y exactitud: los datos deben ser veraces, completos y, en lo posible, actualizados; los inexactos se rectifican o suprimen sin dilación.
• Conservación: se guardan solo el tiempo necesario para la finalidad y las obligaciones legales; después se eliminan, bloquean o anonimizan.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, organizativas y jurídicas apropiadas al riesgo.
• Responsabilidad proactiva y demostrada: la Empresa puede acreditar las medidas que adopta y las revisa de forma continua.
• Consentimiento: no se trata información sin consentimiento previo, expreso, inequívoco y libre, salvo las excepciones legales.
• Nivel adecuado de protección: en transferencias internacionales se garantiza un nivel de protección suficiente o equiparable al de la LOPDP.
• Aplicación favorable al titular: en caso de duda, la norma se interpreta en el sentido más favorable al titular.

6.2 Principios corporativos

Misión. Llevar mariscos ecuatorianos de calidad a mesas de todo el mundo, cuidando cada etapa —selección, conservación y exportación— con transparencia y cumplimiento.

Visión. Ser una exportadora reconocida por su confiabilidad, su calidad constante y su trato cercano con clientes y proveedores.

Valores. Calidad, transparencia y cumplimiento, respeto por el mar, trabajo en equipo.

7. Bases de datos

8. Finalidades del tratamiento

EXMARFOOD solo usa, procesa y comunica datos personales para las finalidades descritas en esta política y en las leyes vigentes, entre ellas:

• Responder consultas, preparar cotizaciones y gestionar pedidos, facturación y cobranza.
• Coordinar documentación, transporte y logística de exportación.
• Seleccionar y calificar proveedores y gestionar la relación contractual.
• Gestionar procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
• Garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, aduaneras, sanitarias y requerimientos de autoridades.
• Atender solicitudes de derechos, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
• Auditar y mejorar internamente los procesos de la Empresa.

Si un dato necesario para la relación contractual o para una obligación legal no puede proporcionarse, no será posible establecer o mantener esa relación.

9. Categorías de datos tratados

• Identificación y contacto: nombres, cédula o pasaporte, RUC, dirección, teléfonos y correo electrónico.
• Económicos y tributarios: datos de facturación, cuentas bancarias y obligaciones tributarias.
• Laborales y académicos: hoja de vida, referencias, formación y experiencia.
• Comerciales y de logística: pedidos, destinos, contactos de embarque y documentos de exportación.
• Seguridad: imágenes de videovigilancia y registros de acceso.

Niñas, niños y adolescentes: solo se tratan sus datos cuando sea necesario para cumplir obligaciones laborales y de seguridad social (por ejemplo, cargas familiares) o en actividades comunitarias con la debida autorización. La Empresa puede eliminar datos de menores compartidos sin autorización.

10. Comunicación y transferencia de datos

EXMARFOOD no vende datos personales. Puede comunicarlos, dentro o fuera del Ecuador, a:

• Compradores e importadores, agentes de carga, navieras, transportistas y aseguradoras, para ejecutar los pedidos y exportaciones, incluidos los destinados a Estados Unidos.
• Autoridades tributarias, aduaneras, sanitarias y de control, cuando la ley lo exija.
• Bancos y entidades financieras, para pagos y cobros.
• Proveedores de servicios (contabilidad, tecnología, almacenamiento en la nube, asesoría legal, auditoría), bajo acuerdos de confidencialidad.
• Autoridades judiciales o administrativas competentes, por requerimiento legal.

En transferencias internacionales la Empresa se asegura de que el receptor ofrezca garantías de protección adecuadas o equiparables a las de la LOPDP, o de contar con una base legal para hacerlo.

11. Responsable de la protección de datos

La Gerencia General designa a la persona o área encargada de supervisar el cumplimiento de esta política, atender las solicitudes de los titulares y mantener actualizados los registros. Todo el personal y los terceros con acceso a datos personales están sujetos a esta política.

Contacto: exmarfood@gmail.com · Teléfono (04) 123 4678 · WhatsApp 098 503 6453.

12. Derechos de los titulares

Los titulares pueden ejercer, de forma gratuita, los siguientes derechos:

• Información (art. 12): saber quién trata sus datos, para qué, con qué base legal, por cuánto tiempo y a quién se comunican.
• Acceso (art. 13): conocer y obtener sus datos personales y la información sobre su tratamiento, sin necesidad de justificación.
• Rectificación y actualización (art. 14): corregir datos inexactos o incompletos, presentando los justificativos cuando corresponda. La Empresa responde en el término de quince (15) días e informa de la rectificación a los destinatarios de los datos.
• Eliminación (art. 15): solicitar la supresión de sus datos en los casos que la ley prevé, por ejemplo si ya no son necesarios, venció el plazo de conservación o se revocó el consentimiento.
• Oposición (art. 16): oponerse al tratamiento, en particular para mercadotecnia directa o cuando exista una situación personal concreta, salvo motivos legítimos imperiosos.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado, común y de lectura mecánica, o transmitirlos a otro responsable.
• Suspensión del tratamiento (art. 19): solicitar que se suspenda el tratamiento en los supuestos previstos en la ley.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: a no someterse a decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas que le produzcan efectos jurídicos.

Cómo ejercerlos

Envíe una solicitud o carta a exmarfood@gmail.com indicando nombre completo, número de identificación, medio de contacto, el derecho que desea ejercer y una descripción clara de su pedido; o utilice el Formato de solicitud de derechos ARCO. Si falta información, la Empresa puede pedirla en un plazo de diez (10) días y el solicitante dispone de diez (10) días para completarla. Algunos derechos pueden tener limitaciones legales, por ejemplo cuando implican revelar datos de terceros o eliminar datos que deban conservarse por mandato legal. Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Autoridad de Protección de Datos Personales.

13. Obligaciones de los titulares

• Proporcionar información completa, veraz y actualizada.
• No dañar, inutilizar ni alterar los canales electrónicos de la Empresa ni sus contenidos.
• No usar versiones modificadas de sistemas para obtener accesos no autorizados.
• No interferir con el acceso, funcionamiento o uso de los canales electrónicos y redes conectadas.

14. Categorías especiales de datos

Los datos sensibles, de niñas, niños y adolescentes, de salud y de personas con discapacidad solo se tratan en los casos autorizados por la ley (artículo 26 de la LOPDP), con confidencialidad reforzada y medidas de seguridad acordes a su riesgo. Los herederos o personas designadas por una persona fallecida pueden solicitar el acceso, rectificación, actualización o eliminación de sus datos, salvo que el titular haya dispuesto otro destino en vida.

15. Seguridad y vulneraciones

EXMARFOOD adopta medidas técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, entre ellas:

• Control y registro de accesos y privilegios, con verificación periódica.
• Identificación y autenticación de usuarios mediante contraseñas.
• Copias de seguridad controladas y autorizadas.
• Seguridad física y lógica en los ambientes donde se procesan datos.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores.

Ante una vulneración de seguridad la Empresa evalúa el impacto, contiene y mitiga el incidente, lo documenta, notifica a la Autoridad de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares afectados dentro del término máximo de cinco (5) días desde que tuvo conocimiento (artículo 43 de la LOPDP), analiza la causa raíz y aplica mejoras.

16. Conservación y eliminación

Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales. Después se eliminan de forma segura o se anonimizan. Pueden conservarse de forma anonimizada o seudonimizada con fines estadísticos o de archivo, o para atender reclamaciones.

17. Cookies

El sitio web de EXMARFOOD no utiliza cookies de seguimiento, publicidad ni analítica de terceros. Solo guarda en su navegador, de forma local, su preferencia de idioma. Si en el futuro se incorporan otras tecnologías, esta política se actualizará y se solicitará el consentimiento correspondiente.

18. Vigencia y actualización

Esta política rige desde su publicación y se revisa al menos una vez al año o cuando cambie la normativa o las operaciones de la Empresa. Las modificaciones se publicarán en este sitio web.